轻松搞定巴西电子发票：NF-e实用干货与智能开票系统UpSeller

作为拉丁美洲最大的国家，巴西的电商市场前景可谓非常广阔。2024 年电商市场收入预计将达到413亿美元，到2029年市场规模预计达到713.6亿美元。在巴西，几乎所有的企业都需要开发票并按时纳税，否则可能会影响公司的发展。电商卖家在处理订单中，可能会遇到开票、取消发票、退票、导出XML发票报税等的业务。因此，了解什么是电子发票以及如何让您工作变得更轻松非常重要。现在，开具电子发票已成为大多数公司的法律要求。那么，谁需要进行开票？如何高效地开具发票呢？UpSeller是如何帮助您自动解决这些开票问题的呢？

 



 

一、电子发票是什么

 

巴西的电子发票（Nota Fiscal Eletrônica，简称NF-e）是一种用于记录和管理商品销售及服务提供的电子文档。NF-e的主要目的是简化发票的开具和管理流程，确保税务透明和合规。它由企业在销售商品或提供服务时生成，并通过电子方式提交给税务机关。



巴西税务机关Secretaria da Fazenda (SEFAZ) 2007年正式颁布了公共电子记账系统（SPED-Sistema Público de Escrituração Digital），其中就包括电子发票(NF-e)系统。



1、为什么要开发票



巴西本土平台的卖家受当地税务政策管控要求，卖家需要开具NFe发票或DANFE随包裹一同交付给消费者；部分平台要求卖家在发货前开具对应订单的NFe发票进行上传验证后才能交运获取到物流单号，通知物流商来进行揽收。



开具发票不仅是公司合法运营和按时纳税的保障，同时也是维护公司信誉的重要措施。发票的开具还能增加客户的信任感，因为它为客户提供了权益保障，例如换货或退款。简而言之，发票证明了产品销售或服务金额与公司财务记录中所显示的金额相符，确保透明的资金流动。



2、电子发票的作用

 


	
物流开票：物流企业基于NF-e开具 CT-e 发票；
	
货物运输：运输中警察会查验货物与发票是否一致；
	
报销凭证：买家可能需要用来报销或抵扣税费；
	
纳税申报：会计师每月纳税申报需要提交已开发票；
	
税务审计：税局要求发票至少保留5年以备审计。








3、主要发票类型

 


	
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)：电子发票。用于记录公司之间的商业交易及其税务信息。它记录了企业之间的交易和税务信息，并通过数字签名来确保数据的完整性。对于电商来说，NF-e 简化了跨境物流和国内货物运输的税务流程，并且有助于确保交易的合法性。生成 NF-e 后，发票会通过互联网传输到税务部门进行验证，成功后生成授权，确保货物能够合法运输。这对于电商企业快速处理订单至关重要。DANFE（电子发票辅助文件）作为纸质证明，方便电商平台、物流公司和买家通过二维码查询发票信息，进一步提升了整个供应链的透明度和效率。


 


	
Nota Fiscal de Servico Eletrônica(NFS-e)：电子服务发票。旨在记录服务操作。此类发票必须包含服务标识。市政立法之间可能存在细微差别。在某些城市，可以在同一个 NFS-e 中描述多个服务，只要它们定向到同一服务提供商即可。


 


	
Conhecimento de Transporte (CT-e)：电子货运发票。用于记录各种运输方式（如公路、航空、铁路、水路和管道运输）的货物运输服务，主要用于税务目的。它的合法性由签发人的数字签名（确保文件的作者身份和完整性）以及税务机关的接收和使用授权保证。




4、发票格式

 


	
XML：经SEFAZ批准的XML格式的电子发票文件。
	
PDF：电子发票的简化可读版本，包含基本交易详细信息，如发件人、收件人和发票号条形码。
	
格式的DANFe标准。DANFe (Documento Auxiliar do Nota Fiscal Eletronica)：NF-e的简化版本；除了常见A4格式，税局为了适应电商的需要，还推出了10*15等标签




5、发票KEY的构成



发票Key（Chave de Acesso）是一个独特的44位数字代码，用于标识每张电子发票。这个代码包含了发票的各项关键信息，如发票号、发行日期、公司税号等，其构成如下：

 


	
cUF：发行NF-e的公司所在州的代码（2位）
	
AAMM：代表NF-e的发行年月（4位）
	
CNPJ：发行公司的CNPJ（14位）
	
mod： NF-e型号标识（2位）
	
série：系列号（3位）
	
nNF：电子发票起始编号（9位）
	
tpEmis：文档的发行类型（1 位）
	
cNF：访问密钥的数字代码（8位）
	
cDV：访问密钥的校验位（1位）


 





为了保证发票号的唯一性，要对在不同开票软件的发票号和起始编号进行区分，如果使用同样的序列号和起始编号在不同的开票软件开票，会导致发票号码重复问题。

 

二、谁需要开发票？



根据第 8,846/94 号法律，销售产品和服务的公司必须开具发票。为 ICMS 做出贡献的企业也有义务。未能开具这些收据将被视为逃税，涉及缴纳罚款、扣押货物，甚至监禁 6 个月至 1 年。



因此，获得会计师支持非常重要，以确保发票开具过程中避免出错，并减少重开票的可能性。



谁可以豁免开发票？但也有一些例外：个人微型企业家 (MEI) 在向个人进行销售时不需要开具发票（除非客户要求）。然而，它的发行赋予了该业务专业性。



三、你需要了解的开票相关的知识

 


	
Certificado A1：A1电子证书，由税局签发的一种电子密钥，通过这个证书才可以连接上税局的开票系统进行开票。作为一种安全机制，可以防止其他人冒充自己的公司开票。


 


	
NCM：是指巴西、巴拉圭、乌拉圭、阿根廷共用的海关编码 NCM 号，8位数字组成，全称 Nomenclatura Comum do MERCOSUL，中文翻译南方共同市场通用命名，相当于国内的HS编码。巴西税局也使用NCM来规定每种商品的税率，所以开票时每个商品都需要提供对应的NCM编码。


 


	
CFOP：Código Fiscal de Operações e de Prestacges，商品流通分类编码，是为了监督税收而构建的，旨在保证商品流通的透明度和准确性，同时可以为税务部门提供税收管理和征收工作的依据。CFOP 编码包含4个数字，用于表示商品交易过程中的各个环节，如采购、销售、运输、仓储等。因为也跟税种和税率有关，所以开票必须要提供。首位数字为1、2、3的表示入库；为5、6、7的表示出库。


 


	
CST：Codigo de Situaco Tributaria，税收状态码，是一个用于描述商品或服务的税收状态(免、减免和其他税收政策的代码系统。例如如果一个商品的税收状态是“00”，代表是符合免税政策的商品。


 





电子发票作为纳税的凭证，纳税人不能随意修改、撤销，否则会被税局认为有偷税漏税的嫌疑，面临罚款等惩罚措施。如果开票后因为实际交易发生变化，需要根据业务类型开具不同的发票票据:

 


	
取消发票：开票后订单被取消了，可以取消已经开具的发票，取消是把正常的发票状态更新为"已取消”，不会生成额外的发票文件；一般只有在开票24小时内才能取消发票。


 


	
发票修正卡 (CC-e)：对发票部分内容(不影响税款计算)进行修改，可以开具此类型发票作为原发票的补充；同一张发票可多次修改，但以最后一次修改内容为准，时间要在开票时间30天内。


 


	
发票号作废：由于系统故障等原因，导致发票跳号的，可以作废号码，作废后无法再次使用，作废后会生成作废记录的XML文件，向税局报税时需要和其它发票文件一起提交。


 



 

四、如何使用UpSeller开票

 

从以上内容可以看出巴西的税制复杂程度，作为企业需要应聘请专业人员，做好税务的咨询及申报工作。对于电商企业，可以选择店小秘旗下免费的拉美本土电商 UpSeller ERP 进行日常的电子发票（NF-e）开具和管理，可以自动根据电商平台订单开票，还有自动更新税率、按月导出发票等功能方便会计师报税，可以有效降低企业的运营成本。



1、集中管理：UpSeller 支持绑定50个发票账户，便于管理多家公司发票。每个发票账号最多可关联 200 家店铺，帮助卖家轻松管理多个店铺的发票操作，提升管理效率与操作便捷性。



2、智能开票：UpSeller 根据订单自动生成发票信息，免去手动填写的繁琐过程。针对买家地址信息可能不完整的情况，UpSeller 提供根据邮编自动补全地址的功能，大幅提升开票成功率，确保卖家高效、精准地处理发票信息。



3、发票金额：UpSeller 可根据不同平台和店铺灵活设定开票的金额比例，并且支持佣金、运费等项目的自定义配置。



4、自动开票： 一次可选择多达 1000 个订单进行批量开票，也可以设置订单自动开票，UpSeller 成功生成发票后会自动上传发票信息。帮助简化订单处理步骤，高效处理订单。发货时，UpSeller 同时支持打印发票和面单，极大提升工作效率，使开票流程更加智能化、简便化。



5、发票管理： UpSeller 不仅支持开票操作，还能每月自动生成并导出发票 XML 文件，便于会计结算。对于取消订单或退货，还支持发票取消或退款操作，确保整个发票管理流程完整无缝。



6、会计师端： UpSeller会计师系统，有效帮助卖家节省与会计师的沟通成本，提高处理发票相关问题的效率。会计师即可直接为卖家设置开票税种信息、设置发票配置项、下载月度发票等。

 

UpSeller 持续优化发票功能，服务覆盖广泛，每天都有超过 100万 张发票开出，获得卖家的高度认可。通过 UpSeller，卖家在处理订单时可以同步完成发票的开具和上传，帮助降低运营成本、提高效率。



 

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